La comptabilité dématérialisée présente de nombreux bénéfices, particulièrement dans le cadre du traitement des factures pour les fournisseurs et les clients. Par ailleurs, elle permet de réduire les coûts, de gagner en productivité et d’obtenir une meilleure traçabilité des opérations. Projetez-vous de dématérialiser vos traitements comptables ? Découvrez dans cet article ses différents avantages.
Les objectifs de la dématérialisation comptable
La dématérialisation comptable est un procédé permettant de réduire l’utilisation des documents en papiers, à savoir les factures, les bons de commande et d’autres encore. Elle est particulièrement utilisée dans la gestion comptabilité et de la pré-comptabilité et se sert des différentes possibilités offertes par le numérique. Pour ce faire, deux technologies sont principalement utilisées :
- la LAD ou Lecture Automatique des Documents : elle assure la lecture ainsi que la récupération automatique des données pendant la numérisation ;
- l’OCR ou Reconnaissance Optique de Caractère : autrement appelé vidéocodage, l’OCR permet d‘établir un fichier texte à partir du scan d’un document papier.
Ainsi, la comptabilité dématérialisée permet une automatisation des flux d’information provenant de vos clients et de vos fournisseurs. Par exemple, la numérisation de vos documents en papier, la recherche facilitée de ces derniers, la récupération automatique de vos données, etc.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Elle offre les mêmes avantages que les factures classiques
La loi accorde la même valeur aux factures en papiers classiques et aux factures électroniques. Il existe trois conditions permettant de valider la dématérialisation de ces documents :
- vous devez vérifier l’authenticité de l’émetteur de la facture ;
- leur contenu doit être certifié ;
- ils doivent être lisibles de la réception de la facture à la fin de sa période de conservation.
Elle permet de réduire les coûts
La dématérialisation des factures permet de réduire les coûts en entreprise. Il faut savoir qu’une structure ayant une centaine de salariés, dépense environ 25 000 euros de papier chaque année. Avec la dématérialisation des factures, cette dépense s’allègera considérablement.
Elle permet de réduire les délais de traitement
La dématérialisation des factures est sans doute la meilleure solution permettant de promouvoir l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. Elle contribue à la réduction des coûts et des délais de traitement. En effet, les factures en papier sont traitées en moyenne en 14 jours et représentent un coût d’environ 15 euros par pièce. Avec la digitalisation :
- les délais et les coûts sont divisés par 5 ;
- vous évitez les erreurs de saisie ;
- les échanges de documents sont immédiats, etc.
Elle renforce la traçabilité des opérations
La digitalisation de la facturation permet aux cabinets d’expertise-comptable de renforcer la traçabilité de leurs opérations. En effet, toutes les informations contenues dans les factures sont reconnues et intégrées au système d’information par la politique de GED (Gestion électronique des documents), par les fonctions d’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) et par la LAD (Lecture Automatique de Documents).
Elle renforce la satisfaction des clients
La dématérialisation des factures assure une meilleure satisfaction de vos clients. En effet, ces derniers peuvent retrouver n’importe quel document sur une plateforme collaborative ou échanger avec leur expert-comptable sur le sujet.