La conservation et l’archivage des dossiers sous format électronique sont des enjeux de taille pour les entreprises. La dématérialisation concerne aussi bien les documents, que les échanges ou encore les activités et les processus. Mais quels sont les bénéfices de la gestion électronique des documents ?
Bénéficier d’une gestion simplifiée
La transformation digitale est au cœur du progrès des entreprises privées actuelles ainsi que des administrations publiques. Voilà pourquoi, la dématérialisation est nécessaire.
Cette étape consiste à substituer les données d’information par des informations numériques ou en la mise en place de dossiers numérisés afin de simplifier l’intégration dans un processus d’organisation. Il est ainsi plus simple de gérer l’entreprise et d’avoir accès, pour les collaborateurs, aux divers documents.
La dématérialisation recense :
- La dématérialisation des documents : factures, courriers, fiches de paie ;
- La dématérialisation des échanges ;
- La gestion des postes de travail : achat, comptabilité, gestion…
Les bénéfices de la dématérialisation
Les entreprises modernes font face à une pile de documents à traiter. Voilà pourquoi, la dématérialisation occupe plus de choix pour son développement. Elle permet d’optimiser les performances d’une équipe et de surtout de mieux gérer les relations internes. D’ailleurs, sur Hexapage.fr vous trouverez des informations à ce sujet.
Gagner du temps
L’informatisation permet d’accélérer des procédés comme le traitement, l’archivage ainsi que la recherche de données. De plus, il est possible de consulter les supports numériques à chaque instant et de faire une recherche instantanée.
L’entreprise se retrouve à être plus compétitive, grâce à une remise sur les délais de traitement. Face à ses concurrents, elle peut donc bien se positionner.
Les dépenses limitées
L’entreprise dépense moins en ce qui concerne le traitement de documents, et ce, jusqu’à 50 %. Ces divers traitements prennent en compte les impressions, les photocopies ou encore le stockage.
Une excellente gestion des relations internes
La dématérialisation favorise le travail collaboratif grâce à l’émergence de plateformes de partages. Elle aide aussi à améliorer la relation entre les divers collaborateurs et les salariés d’une entreprise.
Une relation client mise en avant
La dématérialisation favorise sans aucun doute la simplification des échanges entre les sociétés et leurs clients. On voit apparaître de multiples réseaux de distribution pour mieux satisfaire les besoins des clients, de plus, cela aide à se démarquer des concurrents.
Toutefois, l’enjeu de cette digitalisation implique une excellente maîtrise des nouvelles technologies pour une meilleure exploitation des données reçues et pour assurer la fidélisation des clients.
Quid de la numérisation des factures ?
La facture électronique est obligatoire dans le cadre des marchés publics. Très avantageuse pour les sociétés, elle réduit le coût moyen des traitements et des délais, en respectant la législation en vigueur.
Des secteurs comme la banque, la fiscalité ou le RH sont aussi touchés par cette tendance du numérique.
L’archivage à valeur probatoire garantie la pérennité de l’information ainsi que sa restitution à des fins de justification et d’éventuels contrôles ultérieurs. Elle doit ainsi respecter ces principes :
- La provenance du document et son auteur ;
- L’intégrité du contenu ;
- L’intelligibilité des documents ;
- La traçabilité du document.