La gestion du planning des salariés n’est pas une mince affaire. Toutefois, elle permet de garantir le bon fonctionnement de toutes les unités. Pour y parvenir, il est conseillé d’utiliser un outil adéquat.
Qu’est-ce que le planning d’équipe ?
Le planning d’équipe ou planning personnel fait référence à un document regroupant l’emploi du temps de tous vos collaborateurs. Ce dernier joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise. Le but étant d’atteindre vos objectifs tout en conservant un maximum de flexibilité. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de recourir à un outil de gestion de planning. Rendez-vous sur combohr.com/fr/ pour en savoir plus sur ce sujet.
Comment réussir le planning d’équipe ?
Voici les éléments à prendre en compte pour vous aider à réussir l’élaboration de votre planning d’équipe :
Élaborer un planning de référence en tenant compte des besoins de votre société
La première chose à faire est de créer un planning de référence. L’idée est d’avoir une vision plus claire des besoins de votre enseigne en main-d’œuvre. Les paramètres à intégrer dans ce document sont :
- les périodes de l’année où vous avez le plus besoin de vos collaborateurs : à titre d’exemple, si vous travaillez dans le secteur de l’hôtellerie, vous accueillez sans doute beaucoup de clients à la période de fin d’année ;
- les périodes de pointe : spécifiez les moments de la journée / de la semaine où il y a le plus d’activité.
En somme, en plus de vous donner la possibilité de prendre en compte les besoins de votre entreprise, le planning de référence vous permet également de repérer les moments où vous devez recruter de nouveaux employés.
Indiquer les contraires règlementaires et légaux dans votre planning d’équipe
Il ne faut pas oublier de spécifier les contraires légaux et réglementaires qui s’appliquent à chacun de vos salariés. Cela implique la mention des éléments suivants :
- les jours fériés : ce sont les dates où vos collaborateurs ne travaillent pas. Par conséquent, il faut bien vérifier la convention collective ainsi que les accords d’entreprise concernant les jours fériés. Cela varie en fonction du contrat que le salarié a signé ;
- les horaires de travail : ils sont mentionnés dans le contrat de travail de chaque collaborateur. Certains salariés travaillent à temps partiel et d’autres à temps plein.
Noter les jours de congé dans votre planning
Après avoir intégré les contraintes traditionnelles de votre entreprise, il est temps de noter les jours de congé de chaque employé. Référez-vous au service des Ressources Humaines pour avoir ces informations.
Fixer le moment de l’élaboration de votre planning d’équipe
Le planning d’équipe doit être mis à jour régulièrement. Il est conseillé de fixer l’élaboration de ce dernier (toutes les semaines ou tous les mois). Pensez également à rendre votre planning collaboratif. Cela consiste à donner aux collaborateurs la possibilité de commenter ou de modifier le document en fonction de leurs contraintes.
Pourquoi utiliser un logiciel de planning ?
Comme vous pouvez le voir, la gestion du planning d’équipe n’est pas facile et nécessite beaucoup de temps. Afin d’optimiser votre processus interne, il est intéressant d’utiliser une solution de planning, surtout dans les cas suivants :
- votre équipe s’agrandit ;
- vos collaborateurs disposent des compétences variées ;
- vous avez de nombreuses missions à planifier ;
- vous voulez rendre le planning d’équipe interactif.
L’utilisation d’un logiciel de planning vous donne la possibilité de mieux suivre les activités de vos collaborateurs. Cela vous permet de booster le taux de productivité et de réduire les délais de facturations.
Quelles sont les fonctionnalités indispensables ?
Le logiciel de planning doit disposer des fonctionnalités suivantes :
- un calendrier clair et interactif ;
- la duplication des informations ;
- l’envoi d’alertes et de notifications ;
- la fonction de publication multisupport ;
- une messagerie partagée et sécurisée.