Il est impossible de se passer de la technologie de nos jours, qu’il s’agisse de formalités administratives, de cours en ligne ou de transactions financières. Coffreo est une PME qui a élaboré un logiciel spécialisé dans la digitalisation des documents. Dans le cas de Coffreo, les documents RH (pour ressources humaines) restent en toute sécurité et à portée de main car ils sont accessibles depuis le smartphone du salarié.
Qu’est-ce que Coffreo ?
Fondé en 2007 par Emmanuel Cudry, anciennement salarié dans le service d’informatique d’une boîte d’Intérim, a eu l’idée de développer le logiciel pour assurer les fonctions de back-office, le recrutement, le contrat, la paie et la facturation, qui relèvent du service des ressources humaines. Il met en relation 2500 agences et sociétés avec plus de 1 500 000 « talents » inscrits. L’entreprise Coffreo ou le « coffre-fort virtuel », protège et sécurise les documents électroniques les plus importants dans le cadre du travail et de l’intérim :
- Fiche de paie
- Contrat de travail
- Déclaration d’impôt
A qui s’adresse Coffreo ?
Aux entreprises à la recherche de contrats courts
- De plus en plus souvent, les dirigeants d’entreprises préfèrent opter pour des CDD car ils ont des besoins limités dans le temps.
- Une autre raison est que le CDD est une sorte de période d’essai pour le salarié, durant laquelle ses compétences sont évaluées et son contrat temporaire peut aboutir à un recrutement durable.
- Les contrats courts permettent aux entreprises de réduire les risques en cas de ralentissement imprévu des activités.
- La dernière raison est que le contrat à durée indéterminée est régi par une législation très stricte et exigeante par le Code du Travail : un grand cout financier en cas de licenciement, de nombreuses formalités à respecter pour les ruptures conventionnelles et les incertitudes juridiques qu’impliquent les recours judiciaires.
Aux travailleurs intérimaires
L’utilisation du logiciel ou de l’application mobile de Coffreo séduit les talents pour un travail intérimaire. En effet, le CDD est avantageux financièrement grâce à la prime de fin de contrat. Il acquiert également de l’expérience professionnelle dans les différents postes qu’il occupe. Enfin, l’agence d’intérim s’occupe de lui trouver un travail temporaire, ce qui lui facilite grandement les choses. Coffreo est un outil très utile dans ce cas, car la relation entre talent et entreprise est grandement facilitée.
Comment fonctionne Coffreo ?
Quand et comment créer un compte Coffreo ?
L’ouverture du compte Coffreo se fait après que l’agence d’intérim contacte le candidat après la signature du contrat d’intérim. Sinon, on peut contacter soi-même l’agence pour connaitre les étapes à suivre pour créer son compte. Celle-ci enverra dans un mail les identifiants secrets et le candidat devra se rendre sur le site de Coffreo. Il faut y renseigner les coordonnées et les données personnelles et entrer le mot de passe. Pour confirmer l’opération, il suffit de valider l’inscription grâce au mail d’activation. Le coffre-fort numérique est alors à disposition pour déposer les documents de son choix, avec 3 Go d’espace de stockage.
Une application sécurisée et reconnue
Même avec l’offre gratuite, les fonctionnalités de Coffreo sont vraiment avantageuses :
- Un email de Coffreo nous notifie de la réception du bulletin de paie
- Les documents ne passent par aucun intermédiaire. L’employeur les dépose directement dans l’espace de stockage
- Les documents ne peuvent être supprimés par erreur, ni même supprimés tout court.
- On peut y accéder 7jours/7 et 24h/24.
Une accessibilité sur toutes les plateformes
Le logiciel est compatible avec la majorité des systèmes d’exploitation (Mac OS, Windows), les navigateurs web (Google Chrome, Mozilla Firefox…) et les systèmes d’information d’entreprise. Il est disponible sur tous les appareils connectés : un smartphone Iphone d’Apple ou un Android par le biais de l’application mobile qu’on peut trouver sur Google Play Store ou l’App Store. Il suffit d’avoir une connexion Internet.
Utiliser Coffreo au quotidien
Quels documents stocker sur Coffreo ?
Ce sont les documents numériques administratifs indispensables au salarié, qui peut les trier et les organiser à sa convenance. Ce sont les contrats de travail, les bulletins de paie et les factures dématérialisées.
Comment signer sur Coffreo ?
- Se connecter au compte une fois le mail de notification de réception de contrat reçu
- Lire le contrat puis cocher sur la mention qui explique qu’on a lu et compris le contrat
- Appuyer sur « recevoir » pour obtenir le code de signature électronique envoyé par SMS
- Signer le contrat en entrant le code à 5 chiffres dans la case qui y est destinée.
Un espace de partages de documents
On peut partager les documents par mail avec les tiers de confiance par le biais d’une fonctionnalité de partage.
Quels sont les avantages d’utilisation de Coffreo pour les entreprises ?
Ils sont :
- La réduction de l’empreinte écologique(économie de papiers, suppression des impressions…)
- L’accélération de la transformation numérique de l’entreprise
- La fluidité des échanges entre les salariés et les nouveaux collaborateurs
- Disposer d’une traçabilité
- Eviter la perte des documents importants et sensibles
- Simplifier le travail des gestionnaires aux ressources humaines
- La réduction des coûts (affranchissement, mise sous enveloppe…) et un gain de temps.
- Un contrat de travail sécurisé.
Vous trouverez ci-dessous une vidéo de présentation de Coffreo.