Gestion des archives papier et électroniques : compétences clés pour se démarquer sur le marché de l'emploi

Gestion des archives papier et électroniques : compétences clés pour se démarquer sur le marché de l’emploi

Sommaire

Que ce soit pour assurer la conformité réglementaire, garantir l’accessibilité des documents ou préserver la mémoire institutionnelle, les archivistes doivent posséder un ensemble de compétences techniques et analytiques pour répondre aux exigences du marché. Avec la transition vers le numérique, le métier d’archiviste évolue. La maîtrise des outils numériques, des normes d’archivage et des principes de sécurité de l’information devient indispensable pour se démarquer sur le marché de l’emploi. Dans cet article, nous allons explorer les compétences fondamentales que tout professionnel de la gestion des archives doit développer afin d’évoluer dans ce secteur en pleine mutation.

 

Les compétences fondamentales en gestion des archives

 

Connaissance des principes archivistiques

Tout professionnel de la gestion des archives doit posséder une solide compréhension des principes fondamentaux de l’archivistique. Cela inclut :

  • la collecte, le classement, la conservation et la communication des documents, qu’ils soient papier ou numériques ;
  • la maîtrise des normes et réglementations en matière d’archivage, notamment les législations sur la conservation des documents et la protection des données (RGPD, normes ISO 15489 pour la gestion des documents d’activité, ISO 30301 pour les systèmes de gestion des documents, etc.) ;
  • la connaissance des différents cycles de vie des documents, permettant de déterminer leur durée de conservation et les méthodes d’élimination ou d’archivage définitif.

Cette expertise est essentielle pour garantir une gestion efficace des documents et assurer la pérennité de l’information dans les organisations. N’hésitez pas à consulter le site de Novarchive pour plus d’informations.

 

Compétences en gestion des documents d’activité (Records Management)

La gestion des documents d’activité, ou Records Management, est un domaine clé dans la profession archivistique. Elle consiste à assurer une gestion efficace et méthodique des documents produits par une organisation, depuis leur création jusqu’à leur destruction ou archivage définitif. Les compétences requises incluent :

  • la mise en place de systèmes de gestion des documents adaptés aux besoins de l’entreprise ;
  • la capacité à évaluer, sélectionner et éliminer les documents en fonction de leur valeur administrative, juridique ou historique ;
  • la maîtrise des techniques d’audit et d’évaluation des systèmes documentaires afin d’améliorer leur efficacité et leur conformité aux exigences légales.

Ces compétences permettent d’optimiser les flux documentaires et d’assurer une gestion rigoureuse des archives, un atout majeur pour toute organisation.

 

Compétences techniques pour la gestion des archives électroniques

 

Maîtrise des outils numériques

Avec la transformation numérique, les archivistes doivent maîtriser un ensemble d’outils et de technologies dédiés à la gestion documentaire et à l’archivage électronique. Parmi les compétences essentielles, on retrouve :

  • l’utilisation de logiciels de gestion documentaire (GED) et de systèmes d’archivage électronique (SAE) pour organiser, stocker et retrouver les documents numériques efficacement. Exemples : Alfresco, DocuWare, OpenText, Arkhineo ;
  • la compréhension des formats de fichiers numériques et des techniques de migration et de conversion de données pour garantir la pérennité des documents archivés (PDF/A, XML, METS, etc.) ;
  • la gestion de métadonnées et de standards d’indexation pour assurer une classification et une recherche optimales des archives électroniques (Dublin Core, EAD, ISO 23081 pour la gestion des métadonnées).

Une bonne maîtrise de ces outils est indispensable pour assurer une gestion numérique efficace des documents et répondre aux enjeux de la dématérialisation.

 

Sécurité de l’information et protection des données

La gestion des archives électroniques ne se limite pas au stockage et à l’organisation des documents : elle implique également de garantir leur confidentialité, intégrité et accessibilité. Pour cela, il est crucial de posséder des compétences en sécurité de l’information et en protection des données, notamment :

  • la compréhension des principes de cybersécurité appliqués à l’archivage, incluant le chiffrement, la gestion des accès et la traçabilité des actions sur les documents ;
  • la sensibilisation aux enjeux de confidentialité, notamment en ce qui concerne la protection des données personnelles et le respect du RGPD ;
  • la mise en place de politiques de sauvegarde et de récupération des données afin de prévenir toute perte d’information due à des incidents techniques ou cyberattaques.

Ces compétences sont aujourd’hui primordiales pour garantir une gestion fiable et sécurisée des archives électroniques et répondre aux exigences réglementaires.

 

Compétences analytiques et de gestion

 

Analyse et évaluation des systèmes documentaires

Un archiviste efficace ne se contente pas de gérer les documents, il doit également être capable d’analyser et d’optimiser les systèmes documentaires existants. Cette compétence repose sur plusieurs éléments :

  • la capacité à évaluer les besoins documentaires d’une organisation et à concevoir des solutions adaptées ;
  • la mise en place de tableaux de bord et d’indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité des systèmes de gestion documentaire ;
  • la maîtrise des méthodologies d’audit documentaire pour garantir la conformité aux exigences réglementaires et améliorer les processus internes.

Grâce à ces compétences, l’archiviste peut proposer des stratégies d’optimisation visant à améliorer l’accessibilité et la gestion des documents tout en réduisant les coûts liés à l’archivage.

 

Gestion de projet

Les projets d’archivage, qu’ils concernent la mise en place d’un SAE (Système d’Archivage Électronique) ou la numérisation des archives papier, nécessitent une gestion rigoureuse. Un archiviste compétent doit être capable de :

  • planifier, organiser et superviser des projets de gestion documentaire ;
  • travailler en mode agile pour adapter les solutions en fonction des besoins évolutifs de l’organisation ;
  • coordonner des équipes pluridisciplinaires, incluant des informaticiens, des juristes et des responsables métiers.

Cette capacité à gérer des projets d’archivage est un atout précieux pour tout professionnel souhaitant évoluer dans ce domaine.

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