En tant que comptable, il est étonnant de voir combien de petites entreprises et de startups s’appuient encore sur des systèmes de comptabilité traditionnels et encombrants, comme des feuilles de calcul Excel énormes et peu maniables ou même des grands livres en papier. Les logiciels de comptabilité ont énormément évolué au cours de la dernière décennie et les solutions logicielles en nuage, comme Xero et FreshBooks, peuvent automatiser un grand nombre de procédures comptables standard, libérant ainsi plus de temps à consacrer aux activités qui apportent réellement une valeur ajoutée à l’entreprise.
Est-il temps pour votre petite entreprise de passer à un logiciel de comptabilité en nuage ?
Avantages qui en découlent
1. Il permet une intégration simple avec d’autres logiciels, outils et apps.
Vous utilisez probablement déjà une gamme de solutions logicielles et/ou d’apps pour afficher et saisir vos données financières, facturer vos clients, suivre les contacts clients, payer vos employés et effectuer vos opérations bancaires commerciales. Changer de système, même si cela facilite la vie de tous, peut vous faire craindre que des documents importants se perdent dans le désordre.
Heureusement, la majorité des logiciels de comptabilité basés sur le cloud sont dotés de fonctionnalités qui permettent une migration simple des informations historiques et actuelles, indépendamment de l’appli ou du logiciel que vous utilisez. Certains permettent un transfert simple des comptes depuis des solutions, telles que QuickBooks, et l’intégration de vos comptes bancaires.
2. Moins de soucis concernant la sécurité et la récupération des données.
Toute entreprise qui utilise des ordinateurs est vulnérable aux attaques potentielles. L’un des avantages des logiciels en nuage est que toutes les données sont stockées et transmises dans un format crypté. Cela signifie que les seules personnes qui peuvent y accéder sont celles à qui vous en donnez l’autorisation. Vous pouvez également attribuer des accès de sécurité différents à des personnes différentes, ce qui vous permet de contrôler qui voit quoi. Le fait de conserver vos données dans le cloud garantit aussi qu’elles sont à l’abri des dommages physiques dans vos bureaux ou du vol.
3. Le logiciel est peu coûteux.
Les petites entreprises n’ont pas forcément les ressources financières nécessaires pour investir dans des centres de données à grande échelle ou des volumes importants d’équipements informatiques. Heureusement, les logiciels en nuage éliminent le besoin de serveurs physiques, ce qui signifie qu’une assistance informatique beaucoup moins importante est nécessaire. La majorité des logiciels de comptabilité en nuage peuvent également être payés sur une base mensuelle récurrente, au lieu d’une somme forfaitaire pour une licence unique, ce qui permet aux entrepreneurs de fractionner les paiements et de gérer la trésorerie plus efficacement.
4. Plus facile de collaborer.
L’utilisation d’ordinateurs de bureau signifie souvent que les données de cette machine ne peuvent être consultées que par la personne qui l’utilise à un moment donné. Quiconque a dû travailler sur un fichier Excel situé sur un serveur partagé comprendra à quel point cela rend difficile la collaboration entre les équipes.
Avec un logiciel de comptabilité en nuage, votre personnel peut accéder aux mêmes fichiers à tout moment et en tout lieu à partir d’une gamme d’appareils, y compris les smartphones et les tablettes avec une connexion WiFi. En plus de cela, les données auxquelles on accède via le cloud sont en temps réel, ce qui vous permet de voir les modifications apportées et le moment où elles le sont.
5. Beaucoup d’évolutivité.
En investissant dans ce logiciel, vous ne payez que pour les ressources que vous savez que votre entreprise utilisera. Il est suffisamment flexible pour que vous puissiez évoluer au besoin, car ces systèmes sont modulaires. Cela signifie que vous pouvez ajouter des fonctionnalités supplémentaires si vous en avez besoin à une date ultérieure et ne payer que lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez facilement ajouter de nouveaux utilisateurs et leur accorder l’accès aux fichiers financiers stockés dans le cloud.
6. Une facilitation plus simple pour la vente en ligne.
Si vous envisagez d’augmenter vos ventes en ligne, intégrez ce logiciel à des apps de commerce électronique comme Shopify. Cela vous permet d’accéder aux informations clés sur les clients où que vous soyez. Permettre à votre logiciel de comptabilité de se connecter directement à votre boutique en ligne vous donne un contrôle total sur votre entreprise.
7. Restez à jour avec les dernières tendances.
Rester à la pointe des dernières tendances et fournir la meilleure valeur à vos clients est vital dans le monde rapide d’une entreprise du 21ème siècle, surtout lorsque la technologie progresse si rapidement. L’un des avantages de ces solutions est qu’elles constituent un service, et non un produit. Cela signifie que le service continuera à être mis à jour pour répondre aux exigences du monde des affaires moderne. Tant que vous continuez à payer, vous pouvez être assuré de toujours utiliser le logiciel financier le plus à jour du marché.
Bien que la migration vers le cloud nécessite quelques ajustements et un certain investissement, les avantages à long terme en valent la peine.