Le comité de pilotage (ou COPIL) est un acteur clé dans la gouvernance d’un projet de grande envergure dans les secteurs privé et public. Il assure le bon déroulement du projet afin que les objectifs attendus soient atteints. Il constitue également un lien entre le CODIR et les équipes responsables du projet au sein de l’entreprise. Or, qui se cache vraiment derrière ce comité ? Quels sont ses rôles ? Qu’apporte-t-il à l’entreprise ?
Qu’est-ce qu’un comité de pilotage et quelles sont ses responsabilités ?
Le comité de pilotage se compose d’un groupe de personnes qui suivent et veillent au bon déroulement d’un projet de grande envergure au sein d’une entreprise. Il est mis en place dans le cadre d’un projet complexe. Un projet de grande envergure comporte un cahier des charges important qu’il faut respecter. Il requiert également l’intervention d’un grand nombre d’interlocuteurs. Pour en savoir plus sur le comité de pilotage, vous pouvez suivre ce lien afin d’obtenir différentes informations sur cet acteur indispensable.
Qui compose le comité de pilotage ?
Le COPIL est composé d’une équipe transversale incluant le chef de projet. Étant donné que le COPIL intervient sur le plan de l’observation et les choix à faire tout au long de la mise en œuvre du projet, il doit comporter un membre pour chaque catégorie de rôle au sein de l’entreprise.
Tous les acteurs formant cette instance sont généralement des dirigeants à vocation opérationnelle. Chaque direction métier impactée par le projet possède donc un représentant dans le comité. Le maître d’ouvrage sera également un acteur du groupe. Dans certains cas, il peut représenter à lui seul le comité de pilotage. Au sein des grandes structures, le COPIL peut être chapeauté par un comité directeur. Au sein des PME, les mêmes décideurs prennent en charge des rôles de direction et de pilotage.
Quelles sont les responsabilités du COPIL ?
Le COPIL s’appuie sur l’analyse de métriques produites par les activités du projet. Il oriente ensuite ses décisions en fonction des résultats. Durant les réunions, il analyse plusieurs points relatifs au projet afin d’en assurer le succès :
- les avancées des travaux,
- la réalisation des objectifs,
- le respect des délais,
- les contraintes budgétaires,
- les ressources nécessaires à la progression du projet.
Grâce au COPIL, les risques d’échec du projet sont réduits. Cette instance suit en effet de près l’avancement du projet tout en répartissant la charge décisionnelle entre les acteurs.
Comment pouvez-vous être sûr que les membres de votre comité de pilotage sont efficaces ?
Pour assurer l’efficacité du comité de pilotage, il faut d’abord que les personnes ayant les compétences adéquates soient présentes lors des réunions. Deux équipes sont nécessaires : une équipe client et une équipe prestataire. Chacune de ces équipes doit présenter un sponsor, un directeur de projet ainsi que des chefs de projet (techniques et fonctionnels). Si le COPIL est efficace, le projet se déroulera correctement. Le projet doit progresser selon les grandes étapes fixées dans le planning ainsi que leur échéance. Chaque risque probable aura une solution anticipée.
Puisque cette instance suit également le budget, la consommation du budget initialement défini doit être respectée. En cas de surconsommation, le COPIL lancera une alerte. Par conséquent, le budget du projet ne doit présenter aucun problème. Dans le cas où les problèmes affectant les ressources nécessaires pour faire progresser le projet ne seraient plus de son ressort, le COPIL le transfère au comité stratégique.
Que faire si le comité de pilotage ne fonctionne pas bien ?
Dans le cas où votre comité de pilotage ne fonctionnerait pas, il faudrait prévoir une autre réunion et revoir tous les points clés. Si le dernier comité de pilotage n’a pas fonctionné, vous avez peut-être oublié un point important dans sa création.
Il faut tout d’abord élaborer une liste des participants. Vous pouvez revoir la liste des équipes techniques et professionnelles si besoin. Vous aviez l’habitude d’organiser des réunions tous les trimestres ou de manière ponctuelle ? Optez plutôt pour des réunions mensuelles, par exemple. À l’issue de la réunion, les présentations COPIL doivent être claires et synthétiques.
Comment pouvez-vous utiliser le comité de pilotage pour améliorer votre projet ?
Un projet de grande envergure n’est pas toujours facile à gérer. Certains problèmes peuvent survenir au niveau des ressources et du budget. En mettant en place un COPIL, vous réduisez les risques que ces éventuels problèmes apparaissent. Autrement dit, le COPIL est un garant de la réalisation des tâches conformément à ce qui est noté dans le cahier des charges. La réussite d’un projet dépend de la précision des décisions prises, notamment en cas de situations difficiles. Le comité de pilotage est un lieu d’échanges où l’intelligence collective permet de prendre les décisions les plus appropriées à la réussite du projet.