En plus d’être coûteux, organiser un évènement nécessite beaucoup de temps. En fait, vous devez prendre en compte tous les détails pour que votre évènement se déroule correctement. Si vous voulez éviter tout casse-tête, vous pouvez faire appel à une agence de communication. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail et aussi d’éviter toute forme de stress. Qu’est-ce qu’une agence évènementielle ? Quels sont les services qu’elle peut vous proposer ? Quels sont les avantages de faire appel à cette agence ? Zoom sur le sujet.
Qu’est-ce qu’une agence influence évènementiel ?
C’est une entreprise qui se charge de la conception et de l’organisation de votre évènement. Les services proposés varient en fonction de l’évènement à organiser et de vos objectifs. L’agence évènementielle élabore également une stratégie de communication pour lancer votre évènement. Dans ce contexte, il prend en charge la diffusion de votre évènement dans de nombreux canaux tels que :
- la presse écrite ;
- la radio ;
- la télévision ;
- le web ;
- l’affichage.
De ce fait, si vous voulez gagner du temps, déléguez l’organisation de votre évènement à une agence de communication. Cliquez sur le lien https://lesfeesdelacom.com/ pour en savoir plus.
Quels sont les différents types d’évènements pris en charge par une agence de communication ?
Une agence de communication peut organiser de nombreux types d’évènements comme :
- les formations ;
- les conférences ;
- les congrès ;
- les conventions d’entreprise ;
- les séminaires ;
- les incentives ;
- les team building ;
- les voyages d’affaires ;
- les salons d’entreprise ;
- les roadshow ;
- les soirées d’entreprise ;
- les after work.
Certaines agences évènementielles se spécialisent dans un domaine précis pour pouvoir vous offrir les meilleures prestations.
Quels sont les services proposés par une agence de communication pour votre évènement ?
Les services proposés varient en fonction de l’évènement à organiser, de l’agence que vous choisissez et de votre budget. En général, les prestations que peuvent offrir les agences de communication sont les suivants :
- élaborer un cahier de charge en fonction de vos objectifs et de vos attentes ;
- mettre en place les outils évènementiels ;
- créer des supports marketing ;
- rechercher une salle de réception ;
- rechercher des prestataires si nécessaire (animateur, traiteur, musicien, etc.) ;
- suivi et feedback ;
- élargir votre audience ;
- mettre en avant votre marque ;
- attirer de nouveaux clients ;
- aider à entretenir une relation solide avec les partenaires ;
- donner des conseils pour fidéliser les clients ;
- adapter la stratégie de communication en fonction des évènements ;
- booster vos ventes en générant plus de trafic.
Quels sont les avantages de faire appel à une agence influence évènementiel ?
Organiser un évènement peut être fastidieux surtout si vous n’avez pas l’habitude de le faire. Si vous oubliez un détail, il se peut que votre évènement vire à la catastrophe. Toutefois, cela pourrait nuire à l’image de votre entreprise. C’est pour cette raison qu’il faut faire appel à des professionnels dans le domaine. Cela vous évitera de tout gérer vous-même. Voici les principaux avantages de recourir à une agence de communication pour votre évènement :
Pour économiser de l’argent
De nombreuses personnes organisent leurs évènements eux-mêmes pour économiser de l’argent. Certes, cela semble logique, mais ce n’est pas le cas. En fait, une agence évènementielle dispose d’une relation solide avec de nombreux professionnels, comme les hôtels, les salles de réception, les parcs, les musiciens, les traiteurs, etc. Ainsi, elle peut vous trouver le meilleur tarif. De plus, l’expert en organisation évènementiel sait comment gérer votre budget.
Pour gagner du temps
En faisant appel à une agence de communication, tout ce que vous avez à faire est de choisir la date, le lieu de l’évènement et d’indiquer votre budget. C’est l’agence qui se chargera de tout, depuis la préparation jusqu’au suivi.
Pour des idées créatives
Une agence de communication a déjà organisé de nombreux évènements avant le vôtre. Avec ses compétences et ses expériences, elle peut vous donner de nouvelles idées pour que votre évènement soit original. Cela vous permettra d’améliorer la notoriété de votre entreprise et de vous démarquer de vos concurrents.
Pour un évènement bien planifié
La planification et le brief initial sont très importants lors de l’organisation d’un évènement. En fait, il faut un plan directeur bien pensé et bien détaillé pour que votre évènement soit une réussite. De plus, le calendrier et le budget doivent être respectés. Dans ce contexte, l’agence évènementielle créera ce plan directeur en prenant en compte tous les détails comme :
- vos objectifs ;
- votre budget ;
- les conférenciers ;
- les invités, etc.
Ce document détaille chaque élément commercial et logistique à mettre en œuvre pour le bon déroulement de l’évènement. Il peut être mis à jour si vous avez des idées à ajouter. Le devis donné par le planificateur d’évènement comprend tous les coûts impliqués ainsi que les écarts qui pourraient survenir. Ainsi, vous n’avez plus à vous soucier de l’argent à dépenser en surplus.
Des technologies adéquates
Une agence évènementielle utilise une gamme de logiciels et d’outils pour communiquer efficacement avec vos cibles. Dans ce contexte, elle peut vous créer un site Web dédié à l’évènement. Ce dernier comprend tous les détails concernant votre évènement, à savoir :
- la date et lieu de l’évènement ;
- le programme à suivre ;
- les objectifs de l’évènement ;
- la liste des conférenciers ;
- la liste des participants ;
- les affiches des exposants (photo et biographie) ;
- la carte, etc.
Le suivi de l’évènement jusqu’au jour J
Il existe deux éléments clés à prendre en compte pour qu’un évènement réussisse. La première chose à faire est d’élaborer un plan d’évènement détaillé incluant :
- les choses à faire jour par jour et heure par heure (heure de pause, heure du déjeuner, etc.) ;
- la salle de réunion à utiliser ;
- la sonorisation ;
- les musiciens ;
- l’animateur ;
- l’aménagement de la salle (décoration intérieure en fonction du thème de l’évènement et de l’entreprise, emplacement des mobiliers, etc.) ;
- les livraisons attendues, etc.
Deuxièmement, il faut une équipe expérimentée et bien informée sur les lieux. Chaque personnel doit obéir aux ordres d’un responsable. Dans ce contexte, une agence évènementielle prend en charge ces deux aspects. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre évènement et de communiquer avec vos convives.
La gestion des risques et la sécurité des participants
Des problèmes pourraient survenir lors d’un évènement. Une agence évènementielle met en place des personnels expérimentés qui sauront quoi faire en cas d’incidence (coupure de courant, incendie, urgence médicale, etc.).
Le feedback
Après l’évènement, il est nécessaire de garder le lien avec vos invités. L’agence de communication se charge du remerciement de vos convives dans les réseaux sociaux ou par newsletter. Elle crée également un reporting pour évaluer l’efficacité de votre évènement, ensuite, de communiquer ce succès auprès de vos partenaires.
Comment choisir une agence évènementielle ?
Pour que votre évènement soit une réussite, vous devez faire appel à la meilleure agence de communication. Voici les critères à prendre en compte lors de la sélection :
- la créativité ;
- la capacité d’accompagnement ;
- la capacité d’analyse ;
- les références ;
- les avis des clients précédents ;
- la transparence ;
- la spécialisation ;
- les approches utilisées, etc.